EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA OFIMÁTICA
La ofimática surge
como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del
trabajo propio de una oficina.
Evolución-histórica
Primera fase (1975 - 1980)
La
ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un
procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían
interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el
usuario árida. Estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.
Segunda fase (1980 - 1990)
Entran
los paquetes integrados, presentaban el inconveniente de tener que adquirir
todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y
sobre todo. Estas
aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que
dependían terminales sin capacidad de proceso.
En
los últimos años 80 se abaratan los costos y aumentan
las prestaciones tanto en soporte físico como lógico.
Tercera fase (a partir de 1990)
La
ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso,
monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de
programación orientada a objetos. En
este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser
utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y
facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también
disponibles en el mercado como productos independientes.
¿Qué es la
ofimática?
El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la
automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su
seno.
Su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización.
Precisarán
del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones
típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:
- Automatización
de correspondencia.
- Mecanografía.
- Mantenimiento
de ficheros
- Mantenimiento
de datos que requieren continuos cálculos
- Presentación
de informes y propuestas.
- Elaboración
de presentaciones.
Conceptos y
funcionalidades básicos comunes
Ayudas:
Existen distintos niveles de ayudas:
- Ayuda
de interfaz gráfica
- Ayudas expertas
- Asistente
de ideas o gráfico
- Tutoriales
- Ayuda sensible al contexto
Barra de botones
Conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su
funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e
intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del
teclado.
Macrocomandos o "macros
"
Consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas especiales y comandos
previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee.
Importación / Exportación
Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos
formatos.
Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre
productos semejantes
No obstante, cada producto almacena su información en un formato determinado
con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son todo lo
exactas que cabría esperar.
Visualización
Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de
textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en
distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial
permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.
Previsualización e impresión
Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser
el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con
el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.
G.U.I.
Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que
otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas
desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar
macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones
repetitivas.
Tendencias
tecnológicas y del mercado
Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos
destacan las siguientes:
- Trabajo
en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada
sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta
tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
- Multimedia.
El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la
presentación de la información como en la estructura misma de la
comunicación.
- Herramientas
multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y
la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas
existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de
trabajar en diferentes plataformas.
- Integración
de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar
mercado están lanzando una serie de productos llamados suites , que
son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen
según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y
facilidad de uso.
- Fácil
manejo.
- Interfaz
de usuario amigable y personalizable.
- Necesidad
de formación mínima.
- Compatibilidad
con los productos que ya se poseen.
- Protección
de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas
tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del
producto.
- Interoperabilidad
con otras aplicaciones.
- Facilidad
para las comunicaciones con otros entornos operativos.
- Seguridad
de los datos.
- Soporte
de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
- Soporte
de los dispositivos requeridos.
- Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios.
ANÁLISIS
DE LOS PROCESADORES DE TEXTO
¿Qué es un procesador de textos?
El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado.
Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para
permitir la fácil manipulación de textos.
Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y
realizar un gran número de operaciones tales como moverlo, cambiar el tipo de
letra e imprimirlo. Los procesadores más avanzados permiten la inclusión de
gráficos, el diseño de página en varias columnas y otras funcionalidades que se
tratarán más adelante.
Conceptos
y funcionalidades básicos
Entre los principales conceptos que se manejan en los procesadores de texto
están los siguientes:
- Espaciado
interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del
documento.
- Numeración
de líneas: se utiliza para numerar las líneas de un documento y para
imprimir cada número de línea.
- Tabulaciones:
permiten desplazar una línea individual de texto y alinear las
columnas de texto.
- Columnas:
se utilizan para dividir el texto verticalmente en la página, los
tipos de columnas más habituales son:
- Periodísticas:
hacen que el texto fluya en forma continua de columna en columna tal
como aparecen en los diarios y periódicos.
- Paralelas:
se utilizan para escribir bloques de texto en columnas desiguales lado
a lado en la misma página como por ejemplo una lista de inventario.
- Encabezados
/ Pies de página: parte de texto que se incorpora en la parte superior
o inferior de cada página o en páginas alternas de un documento.
- Justificación
de texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o
centra el texto entre los márgenes.
- Tipos de letra: diferentes tamaños, aspectos o fonts de los textos que forman los documentos.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario
organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas
entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se
alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas
con ésta.
Conceptos
y funcionalidades básicos
- Dirección de celda. Consta de una o dos letras que identifican una columna y un número que hace referencia a una fila.
- Rango
de celdas. Es un grupo celdas contiguas, puede estar formado por una
sola celda, una columna o un grupo de filas y columnas.
- Fórmulas.
Son expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Al
introducir una fórmula en una celda, el programa muestra el resultado en
ella.